Het kraakt en piept op het gemeentekantoor

De gemeente Stichtse Vecht is bezig met een doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Maar door eerder de coronapandemie, gemeenteraadsverkiezingen, uitbetaling van de energietoeslag coalitieonderhandelingen en de Oekraïne crisis lukt het Stichtse Vecht maar niet de eigen organisatie op de rit te krijgen; het kraakt en piept blijkt uit een brief aan de raad van Stichtse Vecht.

Werkdruk

Gemeente Stichtse Vecht: ‘De werkdruk in onze organisatie blijft onverminderd hoog. De uitstroom was in de afgelopen maanden hoger dan gewenst en het ziekteverzuim is in de afgelopen periode opgelopen tot circa 10%. De opvang van vluchtelingen uit Oekraïne, het snel organiseren van de uitbetaling van de energietoeslag aan minima en de gemeenteraadsverkiezingen hebben voor extra werk en druk op de organisatie gezorgd. Tegelijkertijd vinden coalitieonderhandelingen plaats waarvan de voorbereiding en begeleiding ook ambtelijke capaciteit kosten.’

Operationele bijsturing

Volgens de gemeente is operationele bijsturing noodzakelijk om het ziekteverzuim te verminderen en de taken effectief te kunnen blijven uitvoeren. Op 7 april heeft de dagelijkse leiding een interne brief gestuurd aan haar medewerkers: ‘Onze organisatie loopt vast. Het beeld vanuit de managers, onze gesprekken met medewerkers en onze eigen waarneming is verre van rooskleurig. Het ziekteverzuim loopt verder op richting 10%.’ 

Minder werk verzetten

Managers hebben de opdracht gekregen om ambtenaren minder werk te laten verrichten: ‘We hebben de managers de opdracht gekregen om samen met de teams zo snel mogelijk het werk te verminderen. Qua omvang is een richtpercentage van 20-25% meegegeven, waarin tussen teams verschillen zullen zijn. We wachten de vorming van het nieuwe college niet af en starten hier nu mee. We doen dat voor een periode van 3 maanden. Over 3 maanden weten we welke structurele keuzes er door het nieuwe college zijn gemaakt.’

Medewerkers worden opgeroepen weer meer op kantoor te verschijnen: ‘Boven alles wensen wij jullie en onszelf meer werkplezier. Hoe je dat bereikt is vaak heel persoonlijk. Dat vraagt balans tussen werk en privé, voldoende uitdaging en ontspanning. En het helpt om elkaar weer vaker te ontmoeten. Door meer en weer naar kantoor komen. Zoek elkaar op. Niet alleen je collega’s uit je eigen team. Ook collega’s buiten je team, nieuwe medewerkers, oude bekende gezichten. Er kunnen dagelijks 200 medewerkers terecht op kantoor. Maak er gebruik van.’

Waarborgen van dienstverlening aan inwoners

Waarborgen van de dienstverlening aan inwoners en de continuïteit van de organisatie staat voorop bij het maken van keuzes aldus een brief aan raadsleden: ‘Hierdoor creëren we de ruimte voor de organisatie om te werken aan de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne, de energietoeslag snel uit te betalen, bestuurlijke prioriteiten waarvoor op korte termijn mijlpalen zijn benoemd te realiseren en verbeteringen te realiseren in de organisatie om er over enkele maanden sterker voor te staan. Met de tijdelijke maatregelen gaan we het verder oplopen van het ziekteverzuim tegen en bieden we medewerkers perspectief om gemotiveerd en met voldoening het werk te kunnen blijven doen.’